AVG privacy

Algemene Verordening Gegevensbescherming - AVG

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. De AVG versterkt de positie van de mensen van wie gegevens worden verwerkt door sterkere privacy rechten. Organisaties die persoonsgegevens verwerken – waaronder  sportverenigingen - krijgen meer verplichtingen.
Dit betekent dat KV Exmorra als organiserende vereniging van een kaatspartij niet zonder toestemming beeldmateriaal, zoals foto’s en filmpjes van iedereen mag plaatsen op zijn website of verspreiden via internet of facebook.
Het is niet uitvoerbaar om iedereen, die op het kaatsveld aanwezig is tijdens een kaatspartij, om schriftelijke toestemming te vragen, omdat niet iedereen lid van
KV Exmorra is. Daarom vragen wij alle kaatsers en het publiek, op het kaatsveld aanwezig tijdens een kaatspartij, om zich bij het bestuur te melden, indien men bezwaar heeft tegen het publiceren van foto’s of filmpjes waarop men staat afgebeeld. Wij maken dit duidelijk kenbaar op het kaatsveld d.m.v. het ophangen van deze boodschap in de kantine.

De invoering van de AVG  betekent ook dat KV Exmorra duidelijk moet aangeven hoe zij omgaat met de persoonlijke gegevens van de leden en de vrienden van de Vriendenclub. Hiervoor is de onderstaande Privacy policy opgesteld door het bestuur. Deze is vastgesteld in de bestuursvergadering van 29 november 2018.

Privacy policy K.V. Exmorra

K.V. Exmorra hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. K.V. Exmorra houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

·       Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy policy;
·       Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
·       Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
·       Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
·       Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
·       Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als K.V. Exmorra zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden en donateurs

Persoonsgegevens van leden en donateurs worden door K.V. Exmorra verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:

·       Het uitvoeren van de overeenkomst;
·       Administratieve doeleinden, zoals inning contributie of donateursbijdrage en aanmelding bij de Koninklijke Nederlandse Kaats Bond indien het een lid betreft;
·       Informatieverstrekking over de vereniging, bijvoorbeeld middels een verenigingsblad en/of nieuwsbrief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

·       De gegevens die mondeling of anderszins schriftelijk bij inschrijving zijn verstrekt.

Voor de bovenstaande doelstelling vraagt K.V. Exmorra de volgende persoonsgegevens van u:

·       Voornaam;
·       tussenvoegsel
·       Achternaam;
·       Adres;
·       Telefoonnummer;
·       E-mailadres.
·       Voor de leden ook de geboortedatum

Er is een getekende verwerkersovereenkomst gesloten met de KNKB.

Uw persoonsgegevens worden door K.V. Exmorra opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode:
·       Gedurende de periode dat men aangemeld is en daarna voor maximaal 7 jaar.

U kunt zich afmelden via de mail, mondeling of anderszins schriftelijk.

Verwerking van persoonsgegevens bij wedstrijddeelname

Persoonsgegevens van wedstrijddeelnemers worden door K.V. Exmorra verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

·       Administratieve doeleinden;
·       Inschrijving voor de wedstrijd;
·       Communicatie over de wedstrijd;
·       Programma van de wedstrijd.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

·       Inschrijving via de KNKB-website;
·       Inschrijving via de mail of telefoon
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan K.V. Exmorra de volgende persoonsgegevens van u vragen:

·       Voornaam/voorletters;
·       Tussenvoegsel;
·       Achternaam;
·       Geboortedatum;
·       Adres;
·       Telefoonnummer;
·       E-mailadres;
·      Bondsnummer

Uw persoonsgegevens worden door K.V. Exmorra opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode:

·       Zo lang dit voor het voeren van een juiste wedstrijdadministratie noodzakelijk is.

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door K.V. Exmorra verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

·       Administratieve doeleinden;
·       Communicatie over de opdracht;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

·       De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan K.V. Exmorra de volgende persoonsgegevens van u vragen:

·       Voornaam;
·       Tussenvoegsel;
·       Achternaam;
·       (Zakelijk) adres;
·       (Zakelijk) Telefoonnummer;
·       (Zakelijk) E-mailadres;
·       (Zakelijk) Bankrekeningnummer.

Uw persoonsgegevens worden door K.V. Exmorra opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode:

·       Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers en bestuurders van
K.V. Exmorra

Persoonsgegevens van vrijwilligers en bestuurders worden door K.V. Exmorra verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

·       Administratieve doeleinden, bijvoorbeeld betaling van declaraties;
·      Vermelding van contactgegevens op de website van K.V. Exmorra

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

·       Bestuursfunctie of een functie als vrijwilliger bij K.V. Exmorra

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan K.V. Exmorra de volgende persoonsgegevens van u vragen:

·       Voornaam/voorletter(s);
·       Tussenvoegsel;
·       Achternaam;
·       (Zakelijk) adres;
·       (Zakelijk) Telefoonnummer;
·       (Zakelijk) E-mailadres;
·       Bankrekeningnummer.

Uw persoonsgegevens worden door K.V. Exmorra opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode:

·      Gedurende de tijd dat de vrijwilliger of de bestuurder aan K.V. Exmorra verbonden is en daarna voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

·       Het aanmelden van (actieve) leden bij de Koninklijke Nederlandse Kaats Bond;
·       Het verzorgen van drukwerk, zoals het blad KEATS!

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

K.V. Exmorra bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

·      Alle bestuursleden en vrijwilligers die namens K.V. Exmorra van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zij tekenen hiervoor een geheimhoudingsverklaring.
·       We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
·       Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
·       Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen

K.V. Exmorra behoudt zich het recht voor om deze privacy policy aan te passen. Als we dat doen, zetten we die veranderingen op onze website, zodat u altijd op de hoogte bent van de informatie die we verzamelen, hoe we het gebruiken en onder welke omstandigheden we de informatie gebruiken. De meest actuele versie van onze privacy policy kunt u steeds terugvinden op onze website:
www.kvexmorra.nl

Vragen

Als u naar aanleiding van onze privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op:

Contactgegevens:

K.V. Exmorra
kvexmorra@home.nl